모든 인간의 궁극적인 목표는 바로 행복한 삶을 사는 것입니다. 행복한 삶을 위해서는 경제적 자유나 예측 가능한 잔고 등 재정적 문제, 경험을 통한 성장, 몸과 마음의 건강, 자신과 가족을 위한 시간 만들기 등 다양한 것들이 조화를 이루어야 합니다.
그러나 안타깝게도 직장인의 현실은 행복과 다소 거리가 있습니다. 미처 처리하지 못한 이메일은 쌓이고, 업무는 마감 기한을 넘기기 일쑤고, 가족과의 약속도 잊어 버리고 매일 무엇인가에 쫓기듯 살아갑니다. 결국 짜증과 불안과 무기력감이 느껴집니다.
소중한 것을 먼저 하라고?
직장 생활을 시작한지 얼마 되지 않았을 때, 저는 ‘성공하는 사람들의 7가지 습관(스티븐 코비 저)’를 읽고 무척 큰 감동을 받아 거금을 들여 시스템 다이어리를 구입했습니다. 제 인생에 가장 중요한 사명을 기록하고 이 사명을 이루기 위해 하루 하루 열심히 사용하기를 무려 7년.
회사일은 갈수록 많아지고 복잡해져 저는 나름대로 우선순위를 매기며 열심히 노력했습니다. 하지만 당시 과장이었던 제게는 소중한 것을 먼저 할 수 있는 권한이 없었고, 오직 끊임 없이 쏟아지는 일처리에 급급해 하며 살고 있었습니다.
결국 저는 GTD라는 새로운 일처리 방법론을 찾았습니다.
[그림1] 7년간 사용했던 시스템 다이어리.
GTD란 무엇인가?
GTD는 Getting Things Done의 약자로 데이빗 앨런이 만들었으며, 빠른 판단과 선택을
위한 의사 결정 방법론입니다.
‘소중한 것 먼저 하기’와 달리 GTD는 모든 작업을 한 곳에 정리해서 모아 놓고 현재 상황에서 처리할 수 있은 것 먼저 처리하면서 마음의 평화와 여유가 만들어지면 그때서야 소중한 것을 생각해 보는 시간을 갖자는 것입니다. GTD가 대부분의 직장인에게 적당한 이유는 바로 우리들은 소중한 것을 선택할 권리가 없기 때문이죠. 소중한 것이 아니라 상사가 시키는 일을 빨리 처리하는 것이 바람직한 상황에서 근무한다면 GTD를 익혀 보는 것을 추천합니다.
[그림0] FTF와 GTD: 소중한 것 먼저하기와 닥치는 대로 처리하기
GTD는 머리 속에 있는 모든 것을 저장소에 기록하고 나면 머리를 비우고 살 수 있다는 장점이 있습니다. 또한 해야 할 일은 한번에 하나씩 처리하며 YES/NO 기반 의사결정으로 망설임을 없애줍니다. 가장 큰 장점은 특정 상황에서 어떤 일을 할지 내가 선택하고 결정할 수 있다는 것입니다.
GTD는 수집(Collect) – 분류(Process) – 검토(Review) – 실행(Do)의 4단계로 일을 처리 합니다.
수집(Collect)
수집 단계에서는 머리 속에 있는 모든 것을 수집함(Inbox)에 넣습니다. 이때 수집함은 해야 할 모든 일을 기록하고 정리할 수 있는 것으로 응용프로그램, 노트, 서류함 등입니다.
머리 속에 있는 ‘이거 해야 하는데’라고 떠오르는 모든 것을 기록합니다. 머리를 완전히 비울 때까지 계속 합니다. 제가 처음 이 작업을 할 때는 약 2~3 시간이 걸렸습니다.
해야 할 일을 기록한 후 이를 작업과 프로젝트로 구분합니다. 작업은 결과물이 만들어지는 일이며 프로젝트는 목표를 가진 2가지 이상의 작업이 모인 것입니다. 각각의 작업은 자신의 역할(팀원, 프로젝트 구성원, 개인, 가장)이나 처리할 수 있는 장소 또는 상황(@집, @사무실, @이동중, @전화 등)에 맞게 태그를 붙입니다.
분류(Process)
수집함에 모인 것들을 하나씩 분류합니다. 이 때 중요한 두가지 원칙이 있습니다.
원칙 1. 한번에 하나씩 꺼내서 분류한다.
원칙 2. 한번 꺼낸 것은 다시 집어넣지 않는다.
각각의 작업을 상황에 따라 분류하고 적당히 가공합니다. 가공이란 할일에 마감일과 산출물을 기록하는 것입니다. 이때 동사를 이용해서 작업 유형을 결정하고 명사로 작업의 산출물을 명시합니다. 예를 들면 이런 식입니다.
예) 이메일 회신하기, 보고서 작성하기, 회의록 공유하기, 계획서 만들기
검토(Review)
이제 각각의 작업을 다음과 같은 기준으로 하나씩 살펴 봅니다.
1) 처리 할 수 있는 상황인가? : 작업에 따라 처리할 수 있는 상황이 달라집니다. 즉 집, 회사, 출퇴근길, 온라인, 전화 등등 현재 상황에서 처리 가능한 작업을 먼저 찾아봅니다.
2) 시간 : 현재 상황에서 처리 가능한 작업을 찾았다면 다음은 작업을 하기 위한 덩어리 시간이 충분한지 생각합니다. 5분 정도의 여유시간이 있다면 30분 정도 걸리는 일은 할 수 없습니다. 지금 당장 사용 가능한 시간과 이 시간 내에 처리할 수 있는 작업을 찾아야만 합니다.
3) 에너지 : 작업을 처리할 수 있는 상황이고 여유 시간이 있다면 이제 여러분이 가진 에너지는 충분한지 생각해야 합니다. 지금 현재 남아 있는 기력으로 가능한 업무를 선택하면 됩니다.
4) 우선순위 : 마지막으로 우선 순위를 생각합니다. 어떤 작업을 처리할 수 있는 상황이며 시간도 있고 에너지도 있다면 남아 있는 작업 중에 가장 중요한 것을 하면 됩니다.
실행(Do)
이제 실행 단계입니다.
이 단계에서 가장 중요한 것은 ‘나의 행동이 필요한가?’입니다. 만일 내가 행동으로 옮겨야 하는데 5분 이하로 걸린다면 즉시 처리합니다. 타인의 도움이 필요하면 곧바로 요청합니다. 나만 가능한 일인데 5분 이상 걸린다면 할 일과 결과물을 기록해서 일정을 잡습니다.
만일 내가 무엇인가 해야 하는 상황이 아니라면 ‘참고’ 폴더에 넣어 두거나 ‘언젠가’ 폴더에 넣어 두었다가 나중에 한가할 때 확인 해 보면 됩니다. 만일 참고할 만한 것도 아니고 언젠가 살펴볼 내용도 아니라면 곧바로 쓰레기통에 버립니다.
이상의 처리 프로세스를 흐름도로 표현하면 다음과 같습니다.
[그림2] GTD 흐름도GTD 응용프로그램
이제 GTD에 관심이 생겼으면 적당한 응용프로그램으로 GTD에 입문하면 됩니다. 필자의 경우 오래 전부터 Mac용 GTD프로그램인 Things(http://culturedcode.com/things/)를 사용하고 있습니다. 이 프로그램은 매우 직관적이고 쉽기 때문에 부담 없이 GTD에 입문하기에 좋습니다.
● Mac용 GTD프로그램 Things
[그림3]Mac용 Things윈도우즈를 사용한다면 Fusion Desk(http://www.fusiondesk.com/) 도 사용해 볼만 합니다.
● Fusion Desk
[그림4] Fusion Desk웹기반으로 동작하는 RTM(Remember The Milk, www.rememberthemilk.com)도 훌륭합니다.
● RTM(Remember The Milk)
[그림5] Remember The Milk만일 여러분이 호기심이 많은 사람이라면 아래 사이트에서 무려 160종이 넘는 GTD 응용 프로그램 정보를 얻을 수 있습니다.
● GTD 응용 프로그램 정보 보러 가기
아래 이미지는 실제 제가 사용하는 Things 의 모습입니다.
[그림6] 직장, 가정, 개인 등의 작업을 Things로 관리하는 모습직장, 가정, 개인적으로 해야 할 일과 하고 싶은 일을 프로젝트로 정리해 놓았습니다.
각각의 작업을 프로젝트로 분류해 놓고 날짜를 지정해 놓으면 언제든지 한가지 작업이 끝날 때마다 체크 표시를 하는 기쁨을 느낄 수도 있고 남아 있는 일들을 확인할 수 있어 마음이 편해집니다. 이것이 가능한 것은 바로 해야 할 모든 일을 GTD로 정리하고 머릿속을 깨끗하게 비웠기 때문입니다.
Inbox Zero에 도전하다.
제 경우 업무의 70~80%는 이메일을 통해 지시를 받고 결과를 공유합니다. Inbox Zero는 GTD를 이메일에 적용한 것이며 목표는 바로 받은 메일함의 숫자를 0으로 만드는 것입니다.
매일매일 퇴근하기 전에 받은 메일의 숫자를 0으로 만들려면 어떻게 해야 할까요? 핵심은 바로 폴더를 잘 만들어서 관리하는 것이 필요합니다.
아래와 같은 상황이 생기면 필요에 따라 메일 폴더를 생성, 수정, 이동, 삭제합니다.
- 생성 : 어! 요 이메일을 어디에 넣지?
- 수정 : 폴더 이름이 부적당하네 바꾸자.
- 이동 : 6개월 전에 끝난 프로젝트야!
- 삭제 : 별로 사용하지 않는 폴더군.
이때 폴더 이름을 바꾸는 것을 두려워하지 말고 수시로 폴더를 새로 만들고 이동하고 삭제하는 연습이 필요합니다. 폴더 이름에 번호를 붙이면 정렬이 쉬워집니다. 이제 새로운 이메일이 도착하면 즉시 판단을 해서 이메일을 적당한 폴더로 이동하고 편안한 마음으로 작업을 진행하면 중요한 이메일을 놓치는 문제는 없어집니다.
이메일 처리의 한가지 노하우를 알려 드리겠습니다. 같은 메일을 절대 2번 읽지 않고, 일단 읽었으면 반드시 처리하거나 참고 폴더로 이동하거나 즉시 삭제합니다. 이렇게 퇴근하기 전에 Inbox의 메일은 모두 이동/삭제하면 받은 메일함을 0으로 만들 수 있습니다.
참고로 저의 이메일 폴더입니다.
[그림7] 폴더 별로 번호를 붙여 관리하는 필자의 이메일 폴더Inbox Zero 습관 덕분에 저는 매일 편안한 마음으로 퇴근을 합니다.
마지막으로
어떤 사람들은 ‘소중한 것 먼저하기’를 중요한 가치로 생각하고 하루 하루 살아가며, 어떤 이들은 GTD의 철학을 가슴에 담고 ‘닥치는 대로’ 업무를 해결해 나갑니다.
중요한 것은 자신의 스타일에 맞는 업무처리 방법을 찾고 그것을 매일 매일 실천해 가며 자신의 습관을 바꾸는 것입니다. 새로운 업무 처리 방법을 몸에 익히고 싶다면 최소 3주 이상 꾸준히 이용해 보는 것이 필요합니다. 부디 GTD와 함께 여러분도 마음의 평화를 얻어보시기 바랍니다.
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